Benefits:

• Service Fee: ₱35,000 – ₱40,000 PHP per month (depending on experience)
• Location: Remote – Philippines
• Job Type: Full-Time | Day Shift (Sydney, Australia Time Zone)
• 28 days of paid time off per year
• HMO coverage
• Performance-based annual incentive
• For Immediate Start

Essential Requirements:

• Proven experience as an Executive Assistant, Virtual Assistant, or Admin Support
• Experience supporting a Mortgage Broker, Lending Team, or Financial Services (preferred)
• Strong experience using HubSpot CRM
• Ability to work with the Zoom camera open during shift

Note: To save your time and ensure the best fit, please apply only if you meet the essential requirements listed above

About the Role:

We are seeking a highly organized and proactive Executive Assistant to support an Australian-based Mortgage Broker / Lending Manager. This role combines administrative support and personal assistance, while also working closely with a team of Loan Associates to ensure smooth day-to-day operations.

The ideal candidate is detail-oriented, tech-savvy, and able to work independently in a fast-paced environment.

Key Responsibilities

Executive & Administrative Support

• Provide high-level administrative support to the Mortgage Broker / Lending Manager
• Manage calendars, appointments, and meeting scheduling
• Handle inbox management, including prioritizing and responding to emails
• Prepare reports, documents, and presentations as required
• Maintain accurate records and filing systems

Loan Process & Team Support

• Assist Loan Associates with administrative tasks across the loan lifecycle
• Support document collection, organization, and tracking
• Help ensure CRM (HubSpot) is updated and pipelines are clean and accurate
• Monitor task progress and follow up with internal team members

Client Communication & Follow-Ups

• Send email follow-ups to clients regarding requirements, updates, and next steps
• Maintain professional communication aligned with Australian standards
• Ensure timely responses and excellent client experience

Personal Assistance

• Provide light personal assistance to the Mortgage Broker as needed
• Coordinate personal appointments or tasks when required

Requirements

Experience & Skills

• Proven experience as an Executive Assistant, Virtual Assistant, or Admin Support
• Experience supporting a Mortgage Broker, Lending Team, or Financial Services (preferred)
• Familiarity with the Australian mortgage broking process (highly advantageous)
• Strong experience using HubSpot CRM
• Proficiency in:
• Slack
• Google Workspace (Docs, Sheets, Drive, Calendar)
• Calendar and email management tools

Core Competencies

• Strong organizational and time management skills
• High attention to detail and accuracy
• Excellent written and verbal English communication skills
• Ability to work independently with minimal supervision
• Proactive mindset with strong initiative
• Ability to multitask and manage competing priorities

Nice-to-Have

• Experience working with Australian clients or businesses
• Knowledge of loan processing workflows and compliance requirements
• Experience working with remote teams

What We’re Looking For

• Someone who takes ownership and anticipates needs
• A problem-solver who can think ahead and act without constant direction
• A reliable team player who can also thrive independently

Why Join Us

• Work directly with an experienced Australian Mortgage Broker
• Be part of a collaborative and supportive lending team
• Opportunity to grow within the mortgage and financial services industry

Technical Requirements:

• Windows 11 operating system or MacOS 13+
• 256GB Storage space - minimum
• 8-16GB RAM - minimum
• Dual Core CPU - minimum
• Camera: HD Webcam (720p)
• Headset: Noise canceling (preferably)
• Internet Speed: 50 Mbps - minimum

About Us

Outsourced Pro Global Limited is a trusted outsourcing partner supporting businesses in recruitment, finance, HR, payroll, and operations. As the offshore hub for leading Australian companies, we deliver high-quality, efficient solutions through a team driven by integrity, excellence, and innovation.

At OPG, you’ll be part of a collaborative, growth-focused community. We offer meaningful careers, global exposure, and a culture that values learning, professionalism, and long-term success. Your ideas matter, your growth is supported, and your impact is real.

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